Het privacy beleid van
de Stichting Heemkunde Museum Beek en de
Heemkundevereniging Beek
De Heemkundevereniging Beek en de Stichting Heemkundemuseum Beek (hierna te noemen Heemkunde)hecht grote waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens van haar bestuursleden, vrijwilligers en die van andere relaties. Persoonlijke gegevens worden door Heemkunde dan ook met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd. Heemkunde houdt zich in alle gevallen aan de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) stelt.
In deze privacyverklaring staat beschreven welke principes Heemkunde hanteert bij de registratie, verwerking en opslag van persoonsgegevens en gegevensbestanden. Ook gerelateerde onderwerpen, zoals het raadplegen, muteren, uitwisselen en verstrekken van gegevens staan in dit beleid beschreven.
Het privacy beleid omvat alle on- en offlinesystemen van Heemkunde waarin persoonsgegevens voorkomen.
De AVG
Het bestuur van Heemkunde is verantwoordelijk voor het opstellen, uitvoeren en handhaven van het Privacy beleid. Heemkunde is gebonden aan de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Definities
De definities, die worden genoemd in dit privacy beleid en in het privacyreglement, hebben dezelfde betekenis.
Uitgangspunten
Heemkunde gaat op een veilige manier met persoonsgegevens om en respecteert de privacy van betrokkenen. SES houdt zich hierbij aan de volgende uitgangspunten:
Rechtmatigheid, behoorlijkheid en transparantie
Persoonsgegevens worden in overeenstemming met de wet en op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt.
Grondslag en doelbinding
Heemkunde zorgt ervoor dat op alleen voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doelen persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt. Persoonsgegevens worden alleen met een rechtvaardige grondslag verwerkt.
Data minimalisatie
Heemkunde verwerkt alleen de gegevens die noodzakelijk zijn voor het vooraf bepaalde doel. Heemkunde streeft naar minimale gegevensverwerking: waar mogelijk worden minder of geen verwerkt.
Bewaartermijn
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig is. Het bewaren van persoonsgegevens kan nodig zijn om de taken goed uit te kunnen oefenen.
Integriteit en vertrouwelijkheid
Heemkunde gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens en behandelt deze vertrouwelijk. Ze worden alleen verwerkt door personen (gebruikers) met een geheimhoudingsplicht en voor het doel waarvoor deze gegevens zijn verzameld. Daarbij zorgt Heemkunde voor passende beveiliging.
Delen met derden
Heemkunde deelt geen persoonsgegevens met derden, behalve in geval van wettelijke verplichtingen.
Subsidiariteit
Het principe van subsidiariteit houdt in dat Heemkunde zich steeds afvraagt of de registratie noodzakelijk is en dat zij steeds zal onderzoeken of er niet een manier is om te voorkomen dat registratie van een persoonsgegeven nodig is.
Heemkunde zal steeds de afweging maken of de registratie van een persoonsgegeven de belangen van de betrokkene niet onevenredig schaadt in verhouding tot het doel dat met de registratie wordt beoogd.
Vaststelling
Dit privacy beleid is vastgesteld in een bestuursvergadering gehouden op …. 2019
Toestemmingsformulier bestuursleden en vrijwilligers
en
Aanmeldingsformulier nieuwe bestuursleden en vrijwilligers
Toestemmingsverklaring
• Ik geef toestemming, dat mijn gegevens op de ledenlijst verspreid mogen worden onder de bestuursleden en de vrijwilligers van SES.
• Ik geef als bestuurslid/vrijwilliger toestemming voor publicatie van foto- en videomateriaal en teksten, waarin mijn naam of andere persoonsgegevens voorkomen, op de website van SES, notulen van vergaderingen en in de nieuwsbrieven van SES voor bijvoorbeeld verslagen van SES bijeenkomsten, excursies, jubilea en andere evenementen. De toestemming geldt zowel voor het besloten als voor het openbare gedeelte van de website van SES.
• Ik geef toestemming om alle door het bestuur noodzakelijk geachte correspondentie via mijn e-mailadres te ontvangen.
• Ik heb het Privacy Reglement van SES gelezen en ga daarmee akkoord.
• Ik ga ermee akkoord dat mijn NAWTE-gegevens worden doorgegeven aan alle personen/belanghebbende instanties en aldaar in een adressenlijst worden opgenomen, indien ik de functie van voorzitter, secretaris, penningmeester of webmaster van SES bekleed.
Naam
Adres
Woonplaats
Aldus getekend op …………………….201
Heemkundevereniging Beek
Om de Toren 5
6191 KZ Beek
Versie 10 juli 2018
Wij verwijzen naar onze Privacy Policy op onze website: www.heemkundebeek.nl
Verstrekking aan derden
De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:
– Het verzorgen van de internetomgeving van het AVG-programma;
– Het verzorgen van de (financiële) administratie;
– Het verzorgen van uitnodigingen voor lezingen, vergaderingen en andere uitnodigingen.
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.
Binnen de EU
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.
Minderjarigen
Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.
Bewaartermijn
De Heemkundevereniging Beek (hierna te noemen SES) bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
Beveiliging
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;
– Alle personen die namens SES van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
– We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen; daarbij hanteren we een gedifferentieerd beleid omtrent toekenning van rechten;
– We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
– Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
– We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
– Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
Rechten omtrent uw gegevens
U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.
Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.
Vragen
Als u naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!
Contactgegevens
Heemkundevereniging en Stichting Heemkundemuseum Beek Om de Toren 5
6191KZ Beek
info@heemkundebeek .nl
Versie 10 juli 2018
Wij verwijzen naar onze Privacy Policy op onze website: www.to.heemkundebeek.nl